1. Skupaj določite izhodišče
Pred pilotom izberite reprezentativen teden. Preštejte primere v dogovorjenem obsegu in izmerite čas obravnave. Uporabite dejanske zapise ekipe, ne splošnega panožnega povprečja. Označite nenavadne obremenitve, da ne primerjate mirnega tedna z najbolj obremenjenim.
2. Prištejte tudi pregled
Neto pridobljeni čas je prejšnji čas obravnave, zmanjšan za čas, ki ga še vedno porabite za pregled, popravke in upravljanje novega procesa. Če je priprava hitrejša, preverjanje pa počasnejše, zabeležite oboje. Število opravljenih dejanj AI je operativni podatek, ne dokaz prihranka.
3. Poleg hitrosti spremljajte kakovost
Spremljajte pravilno obravnavane primere, vsebinske popravke, spregledana opozorila in morebitna neodobrena dejanja. Vzorec in merila sprejema določite pred pilotom. Hiter osnutek z napačnim zneskom ali datumom ni uspešen rezultat.
4. Previdno ovrednotite čas
Če čas izrazite v evrih, uporabite dogovorjeno urno predpostavko in jo jasno označite. Več razpoložljivega časa ne pomeni samodejno denarnega prihranka: ekipa lahko hitreje odgovarja ali prevzame več dela. Možnosti ne predstavljajte kot že ustvarjen prihodek.
5. Jasno določite naslednjo odločitev
Ob pregledu izberite enega od treh korakov: nadaljevanje procesa, izboljšavo določene šibkosti ali ustavitev. Nov proces dodajte šele, ko prvi pokaže dovolj vrednosti po upoštevanju nadzora in tekočih stroškov. Dober pilot lahko pokaže tudi, česa ni smiselno avtomatizirati.
Praktična naloga: na prvi pogovor prinesite en običajen primer, eno izjemo in grobo oceno tedenskega časa. Odstranite imena strank in občutljive podatke.