1. Ločite pripravo od zavezujočega dejanja
Branje sporočila, predlog oznake in priprava odgovora niso isto kot pošiljanje obljube stranki. Vsako dejanje potrebuje svoje dovoljenje. V prvem pilotu naj AI pripravi delo, odhodno komunikacijo pa potrdi človek.
2. Določite odločitve, ki ostanejo človeške
Cene, popusti, roki dostave, računovodska presoja in plačila potrebujejo jasno odgovorno osebo. Navodilo »bodi previden« ne zadošča. Zapišite dejanja, ki jih sistem sme opraviti, in tista, ki jih mora predati človeku.
3. Vhodno vsebino obravnavajte kot podatke
E-pošta ali priloga lahko vsebuje zavajajoča navodila. Ne sme spreminjati pravic sistema, odobriti lastne zahteve ali naročiti razkritja drugih podatkov. Dostop omejite na proces, ki ga sistem opravlja.
4. Določite ravnanje ob negotovosti
Manjkajoči dokumenti, nasprotujoči si zapisi, nedostopne storitve in nejasne zahteve potrebujejo postopek za izjeme. Dobro opozorilo poimenuje problem, pokaže vir in pove, katera odločitev je potrebna. Sistem naj ne ugiba in nato označi naloge kot zaključene.
5. Preglejte, kaj se je dejansko zgodilo
Preverite zapis dejanj, kakovost osnutkov, izjeme in neželene spremembe. Dogovorite se, kdo se odzove ob napaki in kako proces začasno ustavite. Sam gumb za odobritev še ni dokaz zanesljivosti.
Praktična naloga: na prvi pogovor prinesite en običajen primer, eno izjemo in grobo oceno tedenskega časa. Odstranite imena strank in občutljive podatke.